La planificación del tiempo es una habilidad muy útil que le permite mejorar significativamente su propia eficiencia a costa de poco esfuerzo. La mayoría de nosotros hacemos una lista lineal al planificar nuestras tareas pendientes. Poco a poco crece, le agregamos nuevas tareas, hacemos algunas cosas y posponemos algunas de ellas al día siguiente. Y cuanto más grande sea la lista, menos efectivo se vuelve este enfoque, a medida que las tareas se vuelven difíciles de clasificar. La matriz Eisenhower es una herramienta poderosa que le permite resolver este problema priorizando clara e inequívocamente todas sus tareas planificadas. En este artículo, comprenderemos en detalle qué es la matriz Eisenhower y cómo trabajar con ella correctamente. Vamos a empezar.
¿Cuál es la matriz Eisenhower?
Eisenhower Matrix es una tabla especial para grabar tareas, que consta de 4 campos (o «cuadrantes») que le permiten asignar tareas inequívocas por prioridad. Solo se definen dos parámetros para cada tarea: importancia y urgencia. Después de eso, dependiendo de la combinación de estos parámetros, se ingresa en una determinada celda de la matriz.
Este enfoque de planificación no fue inventado por ninguno de los expertos en gestión del tiempo de hoy, sino por el 34º Presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Antes de convertirse en presidente, pasó por dos guerras mundiales y terminó su carrera militar como uno de los generales más venerados de su país. Sin duda, era un hombre muy efectivo, tratando con una miríada de desafíos en cada etapa de su vida y carrera.
En un esfuerzo por mejorar su propia eficiencia, inventó una forma de organizar cosas que hoy se conoce como la matriz de Eisenhower. Es un enfoque simple, versátil y muy efectivo que cualquiera puede entender. Y hoy consideraremos en detalle cómo usarlo en la práctica.
Es muy fácil determinar en qué cuadrante se debe registrar una tarea: es suficiente evaluarla por dos parámetros: importancia y urgencia. En las dos células superiores, se escriben tareas importantes y en las dos celdas inferiores, sin importancia. Las dos celdas izquierdas contienen tareas urgentes, y las dos celdas derechas contienen tareas no urgentes. Como resultado, todas las tareas se dividen en 4 grupos, para cada uno de los cuales su importancia y prioridad es bastante clara. Se ve bastante simple, ¿no? Y, sin embargo, antes de comenzar, debe comprender algunas sutilezas y dificultades para que no repita los errores de otras personas.
¿Como funciona?
El objetivo principal de este enfoque es permitir que una persona asigne tareas de manera rápida, precisa e inequívoca, distinguiendo entre importancia y urgencia. Las personas que entienden qué es la matriz Eisenhower y cómo funciona dedican la mayor parte de su tiempo a asuntos importantes, resolviendo todas las tareas de manera oportuna y no las hace urgentes.
Para aprender a usar esta herramienta de manera efectiva, siga estas reglas simples:
- Describe una lista de tareas de la noche. No necesitas completar la matriz de inmediato. Es suficiente esbozar un borrador de la versión de la lista, para que por la mañana pueda repensarla, completarla y sistematizarla. Puede grabar esta lista en la grabadora de voz de su teléfono inteligente antes de irse a dormir.
- Al principio, escriba todas las tareas pendientes en una hoja de papel. Cualquier información es más fácil de analizar y evaluar si la escribe y la mantiene frente a los ojos de la manera más visual posible. Con el tiempo, a medida que aprende a evaluar rápidamente la urgencia y la importancia de cada tarea, este elemento se puede omitir.
- A medida que avanza en sus listas, reevalúe cada tarea. No necesita corregir constantemente la tabla: el perfeccionismo excesivo solo puede lastimarlo aquí. Pero al reevaluar las cosas hoy, podrá distribuirlas más rápido y con mayor precisión mañana.
- No se sienta mal si tiene que posponer algunas de sus tareas hasta mañana. La matriz Eisenhower está diseñada para clasificar las tareas por prioridad y para hacer las tareas más importantes y urgentes primero. Y el resto se puede posponer sin remordimiento.
Para comprender cómo clasificar correctamente una tarea ingresando a la matriz de Eisenhower, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Esta tarea se relaciona con mis valores priorizados? Si es así, es una tarea importante.
- ¿El hecho de no lograr esta tarea dará como resultado consecuencias negativas? En caso afirmativo, esta es una tarea importante.
- ¿Será diferente el resultado si logro esta tarea mañana en lugar de hoy? En caso afirmativo, la tarea es urgente. Si hay una fecha límite estricta o es imposible realizar la tarea mañana por otras razones, es una tarea prioritaria en términos de urgencia.
- ¿Posponer esta tarea conducirá a consecuencias negativas? Una respuesta afirmativa también indica que la tarea es urgente.
Un consejo más importante: hacer una matriz Eisenhower para que cada cuadrante tenga espacio para nuevos artículos. Si esto no funciona, obtenga una hoja de papel más grande o reduzca el tamaño de su letra. No olvide que su capacidad de tener en cuenta estas pequeñas cosas y hacer que las concesiones las denuncien mucho sobre usted.
Estructura de la matriz de Eisenhower
Cuadrante A: tareas importantes y urgentes
La presencia constante de cosas que hacer en este cuadrante indica un problema con la planificación o la priorización inadecuada, ya que las tareas importantes deben completarse antes de que se vuelvan urgentes. Por supuesto, puede haber situaciones en las que las personas bien organizadas y disciplinadas tienen cosas importantes y urgentes que hacer. Pero en un cuadrante de planificación ideal, A debería permanecer vacío la mayor parte del tiempo. Tareas de realización oportuna del cuadrante B, no es difícil lograr esto.
Por lo general, el cuadrante A incluye cosas que son ciertas para las siguientes afirmaciones:
- Están relacionados con la salud;
- Su incapacidad para completar (o la finalización tardía) tendrá un impacto negativo en otros casos;
- Su incumplimiento puede provocar problemas.
La delegación es útil para liberar el primer cuadrante rápidamente. Por supuesto, solo debe delegar tareas importantes a las personas que son lo suficientemente responsables.
Cuadrante B: asuntos importantes pero no urgentes
A pesar del hecho de que este cuadrante es segundo, es lo más importante. Debe contener las cosas que son la más alta prioridad y más prometedora para usted. Estas son las tareas, el cumplimiento de cada uno de los cuales lo acerca a su objetivo. Idealmente, debe dedicar casi todo su tiempo a estas tareas. Las personas que se dedican predominantemente a los asuntos del cuadrante B logran el mayor éxito. Tienen una mejor carrera y negocios, e incluso en sus vidas personales hay más armonía.
Resolver problemas sin prisa innecesaria le permite hacer todo mejor, dándose cuenta plenamente de su potencial. A toda prisa, una persona a menudo no trata de entender por qué algo no funcionó, y de repente funcionó. Si no se apresura, siempre tiene la oportunidad de analizar cuidadosamente sus acciones y obtener una valiosa experiencia. Sin embargo, es importante tener en cuenta que con este enfoque, el trabajo progresa más lentamente, por lo que existe un mayor riesgo de que los asuntos importantes se trasladen al cuadrante A.
Las personas para las que la organización y la autodisciplina son cruciales tratan de organizar su trabajo para que casi todas las tareas de trabajo estén en el cuadrante B. Esto también es donde tienden a poner muchos asuntos personales, como deportes, citas médicas, diversos asuntos domésticos, ypronto.
Cuadrante C: asuntos urgentes pero no importantes
Este grupo incluye cosas que no lo acercan a su objetivo, pero solo lo distraen de tareas importantes por su urgencia. Reducen su efectividad, evitando que se concentre en su trabajo. Pero las personas que no saben cuál es la matriz de Eisenhower y no la usan para planificar generalmente no distinguen entre el cuadrante C y el cuadrante A. Por lo tanto, siempre es importante tener en cuenta sus planes actuales y, al analizar elImportancia de cada caso, decida si lo acerca al menos a uno de sus objetivos.
Por lo general, el cuadrante C está lleno de cosas que tienes que hacer a pesar de que no son valiosas. Podría ser una reunión impuesta, o la fiesta de cumpleaños de alguien que no se pierde por la cortesía. También en el Grupo C hay todo tipo de molestias que no se pueden evitar, como un jarrón roto, una bombilla quemada, una bisagra de puerta crujiente o un grifo roto en la cocina. Resolver estos problemas suele ser urgente, pero no lo mueve hacia su objetivo o es mucho bien, solo elimina los inconvenientes repentinos, tomando el tiempo y la energía.
Cuadrante D: asuntos no urgentes y sin importancia
Este grupo incluye cosas que a menudo se llaman «Time Eaters». No son útiles en absoluto, y no hay necesidad de hacerlos. Estos son todo tipo de entretenimiento de rutina, conversaciones vacías durante las horas de trabajo, chatear en salas de chat y foros, ver videos con gatitos en YouTube. A veces piensas que puedes «rápidamente» colocar al solitario «Kosynka» o jugar «Salyer», pero al final esta pequeña cosa te lleva una o dos horas, y también te cansa. De hecho, el descanso puede ser útil y significativo, pero tales distracciones del trabajo a menudo son sin sentido, rutinarias e incluso tediosas.
En el cuadrante D debería caer como hablar por teléfono, correspondencia en mensajeros y redes sociales, chatear en foros, ver series de televisión y programas sin sentido, que no solo se llaman «aburrido». Por supuesto, es necesario un buen descanso para distraerse de las tareas laborales y diarias, pero hay muchas maneras de descansar de manera más cualitativa, agradable e interesante que jugar juegos de computadora y ver nuevas series de televisión. Es mejor leer un libro, unirse a un gimnasio o una piscina, dar un paseo con sus seres queridos en el parque o ir a la naturaleza.
Conclusión
Al aprender a aplicar la matriz Eisenhower, podrá administrar su tiempo de manera mucho más efectiva y eficiente. Muy pronto notará que tiene tiempo para hacer más cosas, y tendrá más tiempo libre. Pero lo más importante es la sensación de control sobre su vida, porque ya no tendrá situaciones de emergencia en las que no sabe qué trabajo captar en primer lugar. Las personas que usan este enfoque siempre logran tareas importantes antes de ser urgentes.
La matriz de Eisenhower es una gran herramienta para cada persona que quiere aprender a manejar mejor su vida. También puede ser una panacea para aquellos que enfrentan un fenómeno tan emocional o profesional. Si siempre te ha encantado lo que haces, pero ahora tu trabajo te está causando solo disforia, necesitas urgentemente poner en orden las cosas. No tiene que esperar resultados instantáneos. Pero gradualmente tendrá una sensación de control, y con él volverá y la capacidad de disfrutar del trabajo que eligió por una razón.
