Planificación: Principios y métodos clave.¿Donde empezar?

La capacidad de administrar su tiempo sabiamente es una de las habilidades más valiosas. Cada persona que quiera tener éxito debería poder planificar las cosas y seguir el plan. Por lo tanto, hoy hablaremos sobre la planificación y las ventajas que ofrece, así como analizaremos los principios y métodos clave que permiten a cualquiera dominar esta herramienta importante perfectamente.

¿Cuál es la esencia de la planificación?

La planificación es la asignación óptima del tiempo y otros recursos para resolver las tareas en cuestión. Cualquier trabajo suficientemente complejo necesita preparación. Y cuanto más complejo sea, más cuidadosamente necesitará pensar en el plan de acción, de lo contrario se puede desperdiciar una parte importante de los recursos. Cuando se usa de manera competente, la planificación le permite gastar económicamente los recursos como:

• Tiempo. Muchas personas piensan que la planificación es una pérdida de tiempo, que ya les falta. Pero las estadísticas dicen que estas personas generalmente logran ahorrar hasta 2 horas de tiempo todos los días, pasando literalmente de 10 a 15 minutos en planificación.
• Energía. Algunos autores argumentan que la energía es un recurso más valioso que el tiempo. La planificación le permite tener en cuenta este factor distribuyendo la energía de manera óptima entre las diferentes tareas.
• Relaciones. Una parte importante de los conflictos con sus seres queridos está relacionada con el hecho de que una persona pasa tiempo personal en el trabajo. Y la mayoría de las veces la razón es la incapacidad de planificar tareas de trabajo.
• Dinero. La planificación financiera inadecuada hace que muchas personas gasten más dinero porque tienen que pagar en exceso por compras urgentes o obtener préstamos en términos desfavorables.
• Potencial. El potencial personal es un recurso único que cada uno de nosotros posee. Pero si no presta atención a la realización de sus talentos, se puede desperdiciar todo el potencial.

La planificación competente implica que una persona distribuye de manera óptima sus recursos a diferentes tareas y no los gasta en cosas que no aportan ningún valor a su vida. No hay nada de malo en pasar una cierta cantidad de tiempo y dinero en buenas vacaciones, pasatiempos o pasión. Lo principal es darse cuenta de que es realmente necesario.

¿Por qué es importante planificar?

Hay toneladas de beneficios para usar la planificación en su trabajo y vida personal. Consideremos algunos de los más obvios y esenciales:

• Alta productividad. Este es el punto más obvio, porque la esencia de la planificación es asignar el tiempo y otros recursos de manera competente, logrando la mayor productividad posible.
• La capacidad de no olvidar nada. Cada persona ocasionalmente tiene una situación en la que él o ella recuerda una tarea importante en el último momento y con prisa intenta cumplirla a tiempo. Pero si la tarea se incluye en el plan, es imposible olvidarlo.
• Proactividad en todas las áreas de la vida. Una persona que se niega a planificar utiliza un modelo de comportamiento reactivo. Sus acciones son una reacción a los eventos externos, no al revés. Un modelo de comportamiento mucho más efectivo es la proactividad, pero está completamente disponible solo para aquellos que usan la planificación en todas las áreas de la vida.
• Tomando mejores decisiones. Con más tiempo para pensar, una persona toma las mejores decisiones de las opciones disponibles. Si tomas una decisión en el último minuto, hay una buena posibilidad de que te apresuren y te pierdas.
• Descanso de calidad. Es imposible ser efectivo si no descansa y se regenera. Una persona que sabe cómo planificar su tiempo siempre encontrará la oportunidad de descansar bien.

La planificación competente garantiza un inicio exitoso y la finalización oportuna de cualquier negocio, ahorrando a una persona suficiente tiempo para un descanso de calidad y una vida personal completa. Por lo tanto, cualquier persona que quiera traer cambios positivos en su vida debería prestar atención a esta herramienta.

3 Principios clave de planificación

Habiendo determinado que la planificación es una herramienta importante y necesaria que cada persona debe usar, consideremos 3 principios clave que ayudarán a dominarla.

1. La planificación debe ser por escrito

No puede considerar planear simplemente ejecutar un plan de acción en su cabeza. Si se toma en serio la planificación de sus actividades, comience un planificador diario. Una vez que comience a grabar sus tareas, le proporcionará inmediatamente varios beneficios:

• Mayor responsabilidad. Mantener un planificador diario aumenta la disciplina. Mientras el objetivo no esté escrito, se puede reprogramar, cambiar o olvidar por completo. Pero cuando escribe un objetivo en un planificador, debe definirlo claramente, definir criterios específicos para lograrlo y establecer una fecha límite, lo que significa que no puede tomarlo a la ligera.
• La capacidad de «descargar» tus pensamientos y dejar de olvidar cosas. Este es un beneficio que se puede sentir de inmediato. Mantener muchas cosas en la cabeza es costoso: le impide pensar de manera concentrada y siempre existe el riesgo de olvidar algo. Pero si anotas las cosas en una agenda, tus pensamientos inmediatamente se vuelven más claros y la probabilidad de olvidar algo tiende a cero.
• La planificación le ayuda a controlar el progreso. Un plan de acción le brinda una comprensión clara de qué tan cerca está de su objetivo y lo ayuda a motivarse al crear una sensación de progreso con cada tarea realizada.

Por supuesto, puedes utilizar los semanarios del programa. Sin embargo, la mayoría de los autores de libros de superación personal aún hoy coinciden en que es la agenda semanal en papel la que permite a una persona alcanzar la máxima productividad y desarrollar su potencial.

2. Tacha las tareas pendientes completadas

Algunas personas empiezan a escribir tareas pendientes pero ignoran este punto tan importante. Tachar las tareas pendientes completadas nos da más control, hace que las notas sean más visibles y es una fuente adicional de motivación.

El secreto es que tachar cosas te da la sensación de que se ha hecho algo importante. Y en esos momentos, el sistema de recompensa de dopamina nos recompensa con un poco de dopamina. Por eso es importante tachar cada tarea pendiente inmediatamente después de completarla. No querrás esperar hasta tener varios y luego tacharlos todos a la vez; eso no te da esa sensación de control.

3. Priorizar

No siempre es posible estimar con precisión cuánto tiempo llevará completar una determinada tarea. Por tanto, no tiene nada de malo posponer algunas tareas para el día siguiente. Por cierto, muchos autores recomiendan exactamente este enfoque: tachar las tareas a medida que se completan y trasladar las tareas restantes no tachadas al final del día al día siguiente. En base a esto, es muy importante comprender qué tareas son las más importantes y deben completarse primero.

Otro aspecto importante de la planificación son los plazos. Todas las tareas para las que se pueda predecir con precisión el tiempo de finalización deben tener una fecha límite. Si la prioridad de la tarea no es muy alta y no hay urgencia, se puede fijar el plazo justo en el momento en el que se empieza a trabajar en ella. Es importante disponer de un pequeño «tiempo de reserva» entre tareas para compensar casos de fuerza mayor imprevistos.

Debe planificar todos los días (incluidos los fines de semana y las vacaciones). Es muy importante no perderse un solo día, independientemente de su estado físico o emocional. Al principio puede parecer difícil, pero después de 2-3 semanas, esta actividad se convertirá en un hábito que traerá beneficios tangibles.

Cómo planificar correctamente: 3 métodos efectivos

Por supuesto, diferentes autores presentan simplemente un número infinito de métodos diferentes. Pero el más popular y generalmente reconocido se puede llamar tres métodos, que ahora consideraremos en detalle.

1. Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower también era un hombre muy talentoso que era bastante bueno en efectividad personal. Además, a diferencia de Franklin, todavía era presidente de los Estados Unidos. Pero hoy su nombre se menciona con mayor frecuencia en relación con la llamada matriz de Eisenhower, un método popular de priorización.

Para usar este método, es necesario dibujar una hoja de papel en 4 partes. El resultado será 4 campos o cuadrantes en los que necesita distribuir las tareas planificadas, teniendo en cuenta su importancia y urgencia (deben titularse en consecuencia.

• A – importante y urgente. Como es obvio por el nombre del campo, estas son cosas importantes y urgentes que deben hacerse lo antes posible. Por ejemplo, podría ser un proyecto que se está quedando sin tiempo.
• B – importante pero no urgente. Estas son tareas que se pueden posponer pero no se pueden cancelar. Por ejemplo, podría ser cosas relacionadas con el autodesarrollo, la autorrealización o algunas actividades de relación personal.
• C – Sin importancia pero urgente. En este cuadrante puede escribir varias tareas de rutina, así como cosas para las cuales se acerca una fecha límite. En exceso de este cuadrante amenaza con causar presión de tiempo, lo que puede reducir significativamente la efectividad personal.
• D – Sin importancia y no urgente. Estas son varias cosas que se pueden hacer cuando tienes tiempo libre: eventos culturales, ver películas, leer ficción, caminar en el parque, etc.

Obviamente, las más valiosas son las cosas del primer y segundo cuadrante. Deben recibir la máxima atención. Los asuntos no importantes pero urgentes generalmente también deben lograrse, pero su valor suele ser bajo. Muchos autores recomiendan que delegue tanto como sea posible a los subordinados, contratistas u otras personas en este cuadrante.

Lea más sobre la matriz Eisenhower en un artículo separado.

2. Método de Pareto

Como puede adivinar fácilmente, este método se basa en el principio de Pareto, también conocido como la «regla 80/20». Es una regla general que el 80% del esfuerzo que tiene que hacer para obtener el 20% del resultado, y viceversa, el 20% restante del esfuerzo da otro 80% del resultado. Los números pueden variar, pero el principio de Pareto siempre es válido y no puede ser engañado o evitado. Pero se puede usar.

Priorizando correctamente, puede elegir el 20% de las tareas que proporcionarán el 80% del resultado y lo acercarán lo más posible a su objetivo. Las tareas restantes se pueden delegar, pero incluso sin esto será mucho más fácil hacer frente a ellas, al ver qué tan cerca está el objetivo. Este método se puede combinar con el enfoque descrito anteriormente. La matriz Eisenhower le permitirá seleccionar las tareas más importantes y urgentes del 20%.

Lea más sobre el principio de Pareto en un artículo separado.

3- El método de Franklin

Contrariamente a la idea errónea popular, Benjamin Franklin nunca fue el presidente de los Estados Unidos (se lo representa en el proyecto de ley de cien dólares porque es considerado uno de los padres fundadores). Pero era un inventor y un hombre extremadamente productivo que sabía mucho sobre la efectividad personal. Su método de planificación incluye los siguientes pasos:

• Haga una lista de los valores más importantes (familia, libertad, desarrollo, comodidad, salud, prosperidad, etc.), priorizándolos y calificándolos de 1 a 10, dependiendo de cuánto inspiren (y si inspiran en absoluto).
• Formule un objetivo de vida importante que abarque los valores más importantes e inspiradores de la lista del paso anterior.
• Haga un plan para lograr el objetivo de la vida. Se puede considerar una misión, cuyo logro equivale a la autorrealización exitosa. No hay necesidad de hacerlo demasiado detallado. Sus puntos individuales deberían ser grandes tareas que implican la planificación.
• Haga planes (estratégicos) a largo plazo para resolver las tareas individuales necesarias para lograr el objetivo de la vida. Cada tarea debe tener una fecha límite aproximada.
• Haga los planes (tácticos) a corto plazo necesarios para la realización de planes a largo plazo. Deben tener plazos aproximados y cubrir un corto período de tiempo, las próximas semanas y meses.
• Con los planes a largo y corto plazo frente a usted, puede comenzar a hacer planes operativos para los próximos días y semanas. Estos planes deben escribirse en su diario, con plazos claros.

Si todos los días presta atención a la realización de los planes operativos, coordinarlos con planes tácticos y estratégicos, muy pronto notará cómo se acerca el objetivo de la vida. Y una persona que claramente siente que su autorrealización se acerca automáticamente se vuelve más feliz en todas las áreas de la vida.

¿Donde empezar?

Muchas personas, incluso al darse cuenta de la importancia de la planificación, no lo usan. Y el principal obstáculo es la falta de una comprensión clara de cómo convertirlo en parte de sus vidas. Los siguientes pasos pueden ayudar:

• Elegir un método. No puede ignorar las características psicológicas y fisiológicas personales, por lo que el primer paso es elegir qué método será más conveniente, teniendo en cuenta el ritmo de la vida, la energía, la diligencia y la capacidad de concentrarse.
• Selección de tiempo. Es importante elegir un momento específico para hacer planes de inmediato. Por ejemplo, las actividades diarias se pueden planificar por las noches a las 21:00, el plan para la próxima semana es apropiado hacer el domingo y para el próximo mes, el último día del mes anterior.
• Desarrollar un hábito. Habiendo elegido el método de planificación que parece más conveniente, es necesario aplicarlo todos los días, sin perder un solo día. Así es como se desarrollan y consolidan los hábitos útiles.

Un buen comienzo es la clave del éxito. Muchas personas, guiadas por este principio, se esfuerzan por encontrar inmediatamente la metodología ideal para planificar cosas. Y mientras no haya tal metodología, no hacen planes en absoluto. Y este es un gran error. En este caso, un buen comienzo es la aplicación de cualquier sistema de planificación. No tiene que ser perfecto, lo principal es desarrollar y consolidar el hábito. Y si la metodología elegida muestra su imperfección, nada le impide reemplazarla en cualquier momento.

Conclusión

La planificación es una herramienta importante que aumenta significativamente la eficiencia personal. Le permite organizar no solo casos, sino en general todas las áreas de la vida. Muchas personas no tienen prisa por introducir la planificación en sus vidas, porque temen que se conviertan en rehenes de los planes, y su vida se convertirá en una rutina.

En realidad, todo sucede al revés. La planificación adecuada le permite hacer la vida más cómoda y tranquila, deshacerse del estrés innecesario. Y el tiempo personal dedicado a sus seres queridos, ofrece emociones más agradables cuando su cabeza no está llena de pensamientos sobre negocios pendientes.